Introducción: Nuevos enfoques para el cambio organizacional

Durante los últimos seis años de trabajo como consultor en desarrollo organizacional independiente, mucha agua ha corrido bajo el puente, y muchos aprendizajes y descubrimientos han ido de la mano de la aplicación directa y sistemática de metodologías participativas de colaboración estratégica. Más de siete mil personas, pertenecientes a veintiún organizaciones diferentes, han participado de un total de ciento diez talleres, que he facilitado (o co-facilitado) utilizando esencialmente la tecnología de espacio abierto y otros métodos para grandes grupos de procesos emergentes (“bottom-up processes”), tales como la indagación apreciativa y el world café.

Todas estas metodologías se caracterizan entre otras cosas, porque permiten trabajar in-situ con el sistema completo en un mismo tiempo y espacio. Esto puede ser un equipo, una organización completa o grandes comunidades, lo que interesa principalmente es que voluntariamente estén presentes todas las personas implicadas. Mientras más complejo y urgente sea el asunto a tratar mejor funciona, y más pertinente será también la combinación complementaria entre todas ellas. El límite de personas invitadas sólo lo pone la capacidad física de las dependencias donde se celebrará el evento. Ya tan sólo al comienzo de una actividad de este tipo, se siente de inmediato una fuerte emoción de totalidad y completitud, percibiéndose claramente su “potencialidad pura” para lograr algo distinto y extraordinario.

En mi experiencia estos talleres para grandes grupos han tenido por lo general, una asistencia superior a las cien personas para un formato más frecuente de doce horas repartidas en un día y medio de trabajo (cuatro horas para el primero y ocho horas para el segundo). Un proyecto global de cambio por su parte, incluye varias de estas reuniones ampliadas, las que junto al trabajo continuo del equipo conductor del proceso (un pequeño grupo integrado por consultores y contraparte ejecutiva), más algunas intervenciones con otros grupos relevantes (jefes, supervisores, sindicatos u otras unidades), permiten dejar instalado el cambio en un período de tiempo promedio no superior a los cuatro meses.

Los temas y proyectos han sido diversos: alianza estratégica, fusiones, cambios tecnológicos, visión compartida, alineamiento estratégico, clima organizacional, liderazgo, comunicaciones, trabajo en equipo, calidad de servicio, prácticas compartidas de excelencia, entre los principales.

Una formula de combinación entre los distintos métodos que ha resultado ser más poderosa, es comenzar por un diálogo colaborativo (world café), con grandes grupos de la organización, para identificar las principales variables que componen el tópico central del proyecto o estudio. Luego, a través de una indagación apreciativa, se precisan las mejores prácticas e historias (o leyendas) que la organización ha tenido en el desempeño de dichas variables, emergiendo así las fuerzas positivas y los mejores recursos para el cambio. Invitamos entonces desde allí, a soñar y construir una visión compartida del futuro, para finalmente a través de la tecnología de espacio abierto, consensuar las acciones y diseñar un plan, que les permita a todos juntos avanzar efectivamente hacia el futuro.

Prácticamente no se usan diapositivas y el “data show” generalmente se mantiene apagado. Lo que se hace más bien es dejar de lado el “power point”, para darle ahora curso al “power” de la gente.

En estos procesos emergentes y constructivistas, son las propias personas quienes participan y despliegan su entusiasmo, creatividad y libertad responsable. Se conversa así de lo que hay que conversar, y se hace de una manera directa y sabia, positivamente orientada, a pesar de lo duro y difícil que puede estar resultando el contenido tratado.

Lo que emerge es la magia y poder incomparable de los procesos auto-organizados, que es directamente sentida por todos los participantes, y que surge gracias a la libertad, pasión y responsabilidad que estos encuentros propician y ofrecen. En realidad esta capacidad siempre había estado operando, tan sólo que estaba encubierta por un conjunto de percepciones estereotipadas, normas, procedimientos, estructuras, jerarquías y juicios. En última instancia, se trata de la misma fuerza que ha permitido que las organizaciones existan, funcionen y obtengan un nivel dado de resultados. Más aún, en estricto rigor, la misma para todo el cosmos desde hace más de 14.000.000.000 de años.

Esta nueva aproximación a las organizaciones, genera aprendizajes colectivos que resultan imprescindibles para enfrentar las complejas situaciones del mundo de hoy, global, interdependiente, que involucran mucha diversidad y dinamismo, altamente competitivas. Haciendo relevantes no tan sólo las competencias individuales de sus integrantes, sino que muy fundamentalmente lo que se ha venido en llamar competencias colectivas. Aquellas que necesariamente se adquieren a partir del diálogo de la organización como un todo consigo misma, que le permita aquilatar su experiencia y capitalizar sobre su propio aprendizaje. Esto en realidad son muy pocos los que hasta ahora lo hacen, sobre todo en Chile, y de seguro que en ello habrá una gran ventaja competitiva hacia el futuro.

De aquí también la importancia del enfoque apreciativo de estos métodos, identificando por sobre todo lo que funciona y que resulta deseable que se mantenga o amplié. Sus propuestas le quitan fuerza a los problemas y abren espacios para la confianza, la escucha activa y el despliegue de lo mejor en cada una de las personas, aumentando la energía positiva para hacer lo que hay que hacer, con compromiso y entusiasmo. Estos grandes encuentros con la gente invitan a indagar sobre aquello que es de valor, de forma tal que genere más valor. El tesoro se supone no está escondido afuera, se encuentra en lo más profundo de cada uno y de la propia organización, y es en la interacción positiva con los demás donde especialmente aflora.

En la práctica, esta nueva forma de hacer taller y consultoría, simplifica lo complejo y cumple la ley de que menos es más. No ofrecen modelos ni concepciones teóricas a la gente, invitan a conversar con las propias palabras que ya se tienen en el cuerpo, permitiendo que desde el diálogo surjan nuevas conceptualizaciones, que resultan más precisas para denominar lo importante y señalar los consensos que permitirán avanzar comprometidamente hacia lo que se desea.

El círculo es la gran figura que los convocará a todos y los pondrá en condición de iguales aunque sea por unos pocos momentos. El sentido de cohesión y unión que surge de todo ello, es capaz de derribar las más importantes barreras y progresivamente empezarán a llenarse de entusiasmo y coraje para ser proactivos en la construcción de su propio futuro.

¿Qué podemos hacer para ser una organización admirable?
¿Cómo podemos contribuir efectivamente al desarrollo exitoso de nuestro proyecto empresa?
¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestra visión de futuro?
¿Cuáles son las principales acciones que nos permitirán tener un clima laboral más humano y productivo?
¿Cómo podemos enfrentar las oportunidades y desafíos?
¿Qué tenemos que hacer para enfrentar positivamente el cambio?

Estos son ejemplos de grandes preguntas que hemos formulado a distintas organizaciones privadas y públicas. La administración tiene sus hipótesis pero requiere que la gente formule las suyas y entonces aparecen las respuestas de todos, aquellas que tienen el verdadero potencial de satisfacción y cumplimiento. Trabajamos con lo dado, con lo que la misma organización ha fijado como importante, no rallamos la cancha, hacemos que todos quieran jugar de modo inteligente y creativo el mismo juego como nunca antes lo habían jugado.

Sugerimos estar preparados para sorprenderse gratamente. Desde estos espacios masivos de encuentros han surgido grandes descubrimientos, ideas y planes transformadores. No cuesta llevarlos a la práctica, porque todos han participado en su génesis y están basados en aquello que funciona y que todos en alguna medida ya han hecho y conocen suficientemente.

Cuando decimos todos juntos, decimos por sobre todo auto-organizadamente, utilizando la energía positiva generada, el liderazgo espontáneo levantado y las múltiples iniciativas ofrecidas. La administración coordina, apoya y ofrece recursos que van desde la utilización de la Intranet para la mantención de un foro abierto, hasta la definición y seguimiento de las principales líneas de acción emergentes. Algo definitivamente nuevo ha surgido, ello está directamente relacionado con el poder de la gente para construir colectiva y apasionadamente su propio destino.

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