Mi experiencia con el World Café

Fue hacia finales del año 2006 cuándo en conjunto con Jorge Amigo (1) debuté con la aplicación de este novedoso método de diálogo colaborativo y creador, para grandes grupos o sistemas organizacionales completos, denominado World Café (2).

Al igual que con la Tecnología de Espacio Abierto (3) y el Enfoque de Indagación Apreciativa (4) de los que les he hablado antes, su sorprendente capacidad para levantar con entusiasmo una inteligencia colectiva, que opera a través de un proceso auto organizado de base, tiene su punto de partida en la cuidadosa formulación previa de una pregunta inspiradora en relación al tópico central que más interesa desarrollar al sistema cliente.

Desde entonces la he utilizado 30 veces en 3 organizaciones públicas, 5 empresas privadas y 7 comunidades profesionales, académicas o de la sociedad civil en general, con resultados, para todos los casos, muy positivos y sorprendentes (5). Su potencia además se ha visto aumentada cuando se utiliza combinadamente con otras metodologías constructivistas (o “bottom up processes”), especialmente como las señaladas en el párrafo anterior.

Los principales temas que hasta aquí he podido trabajar con este método, dicen relación con el alineamiento estratégico, el clima organizacional, el funcionamiento de equipo de alto desempeño y la participación ciudadana frente a distintos temas relevantes de interés general.

Notable resulta su poderosa metáfora para incorporar la magia de un salón de café al salón de clases. Dicha magia no es otra cosa que la que todos alguna vez hemos experimentado al sostener inspiradas conversaciones frente a asuntos que importan, en una sobremesa familiar o en diálogos creativos con amigos o colegas, alrededor de una buena mesa de café en algún local comercial de su predilección.

El método permite multiplicar todo ese poder, al poner en acción lo que metafóricamente también, se ha denominado “polinización cruzada de ideas”. Básicamente esto se consigue al hacer la distinción entre anfitriones y viajeros, permitiendo que estos últimos, ahora como embajadores de significado, en distintos momentos visiten libremente otras mesas que componen la reunión. Al final, en una sesión plenaria de cierre, gracias a un esfuerzo colectivo de síntesis, y al aporte importante de quienes actuaron como anfitriones, se despliegan todas las conclusiones en un gran muro despejado del salón. Allí, por consenso, se realiza una convergencia priorizada democráticamente, hacia las cinco o siete respuestas más importantes que el grupo total generó, frente a la pregunta central que convocó toda la reunión. Este ciclo completo de conversaciones de café no debiera extenderse más de cuatro horas continuadas de trabajo, pero también puede hacerse en tan sólo dos o en tres.

Mi labor principal para esto se ha transformado en el intentar ser un gran anfitrión, que habiendo primero ambientado el salón del modo más cálido y hospitalario posible, acoge y recibe a todos los invitados, les indica los pasos y roles a seguir, formula la pregunta y se encarga de que todas las conversaciones transcurran fluida y expeditamente.

Como consultor, antes de realizar cualquiera de estos magníficos eventos, por lo general he debido conversar otras tantas horas con distintas personas del sistema cliente, para chequear su indicación con el proyecto o contexto global, formular la pregunta correcta y definir la logística que permita su adecuada implementación. Todo con mucha alegría y entusiasmo, sabiendo que inefablemente se logrará conectar con el corazón y lo mejor de la gente, para dar a luz una inteligencia colectiva que inspira y sorprende.